Généralement, lorsque vous entrez une date dans Excel, celle-ci apparaît immédiatement au format désiré. Mais pour Excel, une date est un nombre comme un autre, qui est simplement présenté différemment. Par exemple, la date 15/06/2010 correspond au chiffre 40344. Si vous entrez la valeur 40 344 dans une cellule et que vous lui appliquez ensuite le format Date (en combinant les touches Ctrl + 1 du clavier), vous obtiendrez 15/06/2010. Si vous ajoutez 1 au chiffre 40 344, c'est le jour suivant qui apparaît. Par exemple, 40345 correspond au 16/06/2010, etc. L'illustration suivante vous donne une idée du résultat :
La plus petite date qui puisse être représentée sous Excel correspond au chiffre 1 : il s'agit du 01/01/1900 (ou 1904, selon les réglages choisis). C'est pour cette raison que les dates antérieures au 01/01/1900 ne peuvent être prises en compte dans les calculs sans étape intermédiaire.
Les données horaires sont enregistrées selon une méthode similaire. Elles apparaissent après la virgule, à droite de la valeur correspondant à la date. Dans la mesure où un intervalle d'un jour correspond à 1, ce chiffre représente également 24h. Ainsi, la valeur 40 344,5 représente le 15/06/2010, 12h car lorsque l'on additionne 0,5 au nombre correspondant au 15/06/2010, on y ajoute une demi-journée, soit 12h.
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